StP 122 Nr. 1 Mitwirkung der Schuldnerin oder des Schuldners der steuerbaren Leistung
1. Allgemeines
1.1. Schuldner/in der steuerbaren Leistung
Schuldnerin oder Schuldner der steuerbaren Leistung sind natürliche oder juristische Personen, die quellensteuerpflichtige Personen Leistungen nach den §§ 109 bis 119 StG ausrichten. Dies ist in der Regel ein Arbeitgeber oder eine Versicherungseinrichtung. Die Schuldnerin oder der Schuldner der steuerbaren Leistung muss in der Schweiz Wohnsitz, Sitz, die tatsächliche Verwaltung oder eine Betriebsstätte haben oder über eine feste Einrichtung verfügen.
Bei Leistungen an eine quellensteuerpflichtige Person mit steuerrechtlichem Wohnsitz oder Aufenthalt im Kanton Thurgau ist der Arbeitgeber nach thurgauischem Recht abrechnungspflichtig (StP 122a Nr. 1 Schuldnerin oder Schuldner der steuerbaren Leistung: örtliche Zuständigkeit). Dies gilt auch für ausserkantonale Arbeitgeber (§ 122 Abs. 3 StG).
Hat die quellensteuerpflichtige Person keinen steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, hängt es von der Leistungsart ab, gegenüber welchem Kanton der Leistungserbringer abrechnungspflichtig ist. (StP 122a Nr. 1 Schuldnerin oder Schuldner der steuerbaren Leistung: örtliche Zuständigkeit).
1.2. Anmeldung
Die Arbeitgeber haben die Beschäftigung von neuen, der Quellensteuer unterstehenden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (unabhängig ihrer Staatsangehörigkeit) auf dem dafür vorgesehenen Formular (Anmeldeformular) innert acht Tagen ab Stellenantritt der Steuerverwaltung Thurgau anzumelden (vgl. auch Ziffer 4 nachfolgend).
Die Steuerverwaltung Thurgau stellt auf ihrer Homepage das entsprechende Formular zur Verfügung.
1.3 Mutationen
Ändern sich die persönlichen Verhältnisse einer quellensteuerpflichtigen Person (Arbeitnehmer/in), hat die Schuldnerin oder der Schuldner der steuerbaren Leistung dies ebenfalls innert acht Tagen nach dem Ereignis bei der Steuerverwaltung Thurgau mitzuteilen.
Die Steuerverwaltung Thurgau stellt auf ihrer Homepage das dafür vorgesehene Formular zur Verfügung.
2. Steuerabzug
2.1. Abklärung Quellensteuerpflicht und anzuwendender Tarif
Die Schuldnerin oder der Schuldner der steuerbaren Leistung ist verpflichtet, vor Auszahlung der steuerbaren Leistung, die Quellensteuerpflicht und den anwendbaren Tarif abzuklären.
2.2. Zeitpunkt des Steuerabzugs
Die Schuldnerin oder der Schuldner der steuerbaren Leistung hat die Quellensteuer im Zeitpunkt der Auszahlung, Überweisung, Gutschrift oder der Verrechnung abzuziehen bzw. allenfalls bei der quellenbesteuerten Person einzufordern.
3. Abrechnungsverfahren (ohne elektronisches Lohnmeldeverfahren)
3.1. Zuständige Steuerbehörde
Die Schuldnerin oder der Schuldner der steuerbaren Leistung haben die Quellensteuer mit dem zum Zeitpunkt der Fälligkeit der steuerbaren Leistung anspruchsberechtigten Kanton abzurechnen. Die Anspruchsberechtigung bestimmt sich wie folgt:
Bei in der Schweiz ansässigen quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden ist die Steuerbehörde des Wohnsitz- bzw. Aufenthaltskantons zuständig;
Bei im Ausland ansässigen quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden ohne Wochenaufenthalterstatus (Grenzgänger) ist zuständig die Steuerbehörde des Wohnsitz- oder Aufenthaltskantons des Arbeitgebers (bei natürlichen Personen) bzw. des Sitz-, Verwaltungs- oder Betriebsstättekantons des Arbeitgebers (bei juristischen Personen). Massgebend ist der Ort, an welchem die quellensteuerpflichtige Person in den Betrieb des Arbeitgebers eingegliedert ist, d.h. in der Regel am gewöhnlichen Arbeitsort;
Bei im Ausland ansässigen quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden mit Wochenaufenthalterstatus ist die Steuerbehörde des Wochenaufenthaltskantons zuständig.
3.2. Abrechnungsperiodizität
Die Quellensteuern werden im Zeitpunkt der Auszahlung, Überweisung, Gutschrift oder Verrechnung fällig. Die Schuldnerin oder der Schuldner der steuerbaren Leistung ist verpflichtet, spätestens innert 20 Tagen nach Beginn des auf die Fälligkeit folgenden Monats die an der Quelle erhobenen Steuerbeiträge auf dem dafür vorgesehenen Formular abzurechnen.
In Ausnahmefällen – sofern nicht mehr als zehn quellensteuerpflichtige Personen beschäftigt werden – kann auf Antrag quartalsweise abgerechnet werden. Für verspätet eingereichte Abrechnungen werden Ausgleichszinsen erhoben.
Hat der Arbeitgeber mehrere Betriebsstätten innerhalb des Kantons, sind für die Bestimmung der Anzahl quellensteuerpflichtiger Personen sämtliche Betriebsstätten zu berücksichtigen. Als quellensteuerpflichtige Personen gelten auch Grenzgänger; d.h. auch Arbeitgeber, die mehr als zehn Grenzgänger beschäftigen, haben monatlich abzurechnen.
3.3. Wechsel der Abrechnungsperiodizität
Ein Wechsel in der Abrechnungsperiodizität hat auf den Beginn des folgenden Kalenderjahres zu erfolgen.
3.4. Abrechnung auf dem dafür vorgesehenen Formular
Entsprechend der Abrechnungsperiodizität ist die Abrechnung monatlich oder quartalsweise zu erstellen.
Bei quartalsweiser Abrechnung sind Bruttoeinkommen, angewandter Tarif, Tarifstufe, Beschäftigungsgrad und Gesamtbeschäftigungsgrad sowie die Quellensteuer zwingend monatlich aufzuführen. Die computerunterstützte Erfassung der Daten setzt zwingend voraus, dass die erforderlichen Angaben auf dem Abrechnungsformular richtig und lückenlos erteilt werden.
4. Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM Quellensteuer)
4.1. Allgemeines
Die Einführung von Lohnstandard-CH (ELM Quellensteuer) hat zum Ziel, den elektronischen Datenaustausch zwischen den Arbeitgebern bzw. Versicherern als Schuldner der steuerbaren Leistung (SSL) und den kantonalen Steuerbehörden zu vereinfachen. Damit können die Quellensteuerdaten mit sämtlichen Kantonen in einem einheitlichen und standardisierten Verfahren elektronisch abgerechnet werden.
Voraussetzung für die Einführung von ELM Quellensteuer ist ein durch „Swissdec“ zertifiziertes Lohnprogramm. Weitere Auskünfte erteilen die Lohnsoftwarehersteller.
4.2. Arbeitgeberidentifikationsnummer (ID SSL-Nr.)
Die Arbeitgeberidentifikationsnummer (ID SSL-Nr.) entspricht bei Firmen der Unternehmensidentifikationsnummer (UID) bzw. der Mehrwertsteuernummer. Die UID-Nummer ist im Abrechnungssystem ohne Interpunktionen zu erfassen.
Bei natürlichen Personen entspricht die ID SSL-Nr. der 13stelligen Sozialversicherungsnummer (AHV13/SV).
Die benötigte Abrechnungsnummer (ID SSL-Nr.) wird durch die Steuerverwaltung Thurgau erteilt.
4.3. Meldepflicht
Arbeitgeber haben die Beschäftigung von Personen, welche der Besteuerung an der Quelle unterliegen, grundsätzlich innert acht Tagen ab Stellenantritt bei der Steuerverwaltung Thurgau anzumelden (vgl. Ziff. 1.2.).
Im Abrechnungsverfahren mittels ELM Quellensteuer entfällt die separate Anmeldung, da die eigentliche Abrechnung bereits als Meldung betrachtet wird.
4.4. Abrechnungsperiodizität
Unter ELM Quellensteuer sind die Quellensteuerabrechnungen ausschliesslich monatlich vorzunehmen.
Die Abrechnungsdaten werden dabei direkt aus der Lohnbuchhaltung an die anspruchsberechtigten Kantone weitergeleitet. Die Steuerverwaltung Thurgau nimmt die Veranlagung und die anschliessende Fakturierung vor.
5. Wechsel des zuständigen Kantons
Ein Wechsel des zuständigen Kantons liegt immer dann vor, wenn
die quellenbesteuerte Person in eine ausserkantonale Gemeinde umzieht;
im Ausland wohnhafte Arbeitnehmer/innen ohne Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz, dauerhaft an einem Arbeitsort in einem anderen Kanton eingesetzt werden;
der Arbeitgeber einer im Ausland wohnhaften Person, den Geschäftsbetrieb in eine anderen Kanton verlegt.
Der Wechsel des zuständigen Kantons hat immer auf den 1. des folgenden Monates zu erfolgen, unabhängig davon, wann die quellenbesteuerte Person den Wohnsitz innerhalb des Monats verlegt hat.
6. Ablieferung der Quellensteuer
6.1. Frist
Die aufgrund der Abrechnung geschuldeten Steuern sind innert 30 Tagen (Zahlungsfrist) gemäss erhaltener Verfügung zu bezahlen.
6.2. Verzugszins
Auf Quellensteuerbeträgen, die nach der ordentlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen abgeliefert werden, ist ein Verzugszins analog den Bestimmungen über die direkten Steuern geschuldet.
6.3. Haftung
Die zum Steuerabzug an der Quelle verpflichteten Schuldner der steuerbaren Leistung haften für die Entrichtung der Quellensteuer. Der Arbeitgeber bzw. Versicherer haftet ohne Rücksicht auf das Verschulden für die Entrichtung der Quellensteuer (§122 Abs. 2 StG).
6.4. Nachforderung
Wird anlässlich einer Revision durch die Steuerverwaltung Thurgau festgestellt, dass Bestandteile der steuerbaren Leistung nicht oder zu tief abgerechnet wurden, fordert die Steuerverwaltung Thurgau beim Schuldner der steuerbaren Leistung die zu wenig abgelieferte Quellensteuer nach.
Der Rückgriff der Schuldnerin oder des Schuldners der steuerbaren Leistung auf die quellenbesteuerte Person bleibt vorbehalten.
6.5. Bezugsprovision
Der Schuldnerin oder der Schuldner der steuerbaren Leistung erhält eine Bezugsprovision, welche die Bezugsbehörde in der Quellensteuerrechnung zum Abzug bringt.
Die Provision beträgt:
2% des Quellensteuerbetrags für elektronisch eingereichte Abrechnungen;
1% des Quellensteuerbetrags für nicht-elektronisch eingereichte Abrechnungen;
1% des Quellensteuerbetrags für Kapitalleistungen, jedoch höchstens Fr. 50 pro Kapitalleistung.
7. Rückerstattung
Hat die Schuldnerin oder der Schuldner der steuerbaren Leistung einen zu hohen Steuerabzug an der Quelle vorgenommen und überwiesen, wird die Differenz zinslos zurückerstattet. Zuviel abgezogene Quellensteuerbeträge sind von der Schuldnerin oder dem Schuldner der steuerbaren Leistung an die quellenbesteuerten Personen zurückzuerstatten. Im interkantonalen Verhältnis erfolgt die Rückerstattung direkt an die quellensteuerpflichtige Person.
8. Bescheinigung über Steuerabzug
Die Schuldnerin oder der Schuldner der steuerbaren Leistung ist verpflichtet, der steuerpflichtigen Person eine Aufstellung oder Bestätigung über den vorgenommenen Quellensteuerabzug auszustellen (vgl. StP 171 Nr. 1 Verfahren bei der Erhebung der Quellensteuer).
Der Arbeitgeber bzw. Versicherer hat dem Steuerpflichtigen auf dessen Verlangen bei jedem Quellensteuerabzug die notwendigen Grundlagen zu liefern, damit dieser die Richtigkeit des Quellensteuerabzuges überprüfen kann.
9. Aufbewahrungspflicht
Der Arbeitgeber bzw. Versicherer ist verpflichtet, die für die Überprüfung der Quellenbesteuerung notwendigen Unterlagen während 10 Jahren aufzubewahren und diese bei einer allfälligen Kontrolle dem Revisor vorzulegen.