StP 19 Nr. 2 Pauschalspesenentschädigung als Teil des Erwerbseinkommens
1. Allgemeines
Spesen sind Unkosten, welche dem Arbeitnehmer bei der Vornahme einzelner dienstlicher Verrichtungen erwachsen; dadurch unterscheiden sie sich von den Gewinnungskosten (vgl. StP 29 Nr. 1 Berufsauslagen). Spesen sind dadurch gekennzeichnet, dass sie grundsätzlich während der Arbeitszeit anfallen (Richner/Frei/Kaufmann, Kommentar zum harmonisierten Zürcher Steuergesetz, § 17, N 26).
Soweit den vom Arbeitgeber ausbezahlten Spesenentschädigungen keine tatsächlich angefallene Auslagen gegenüberstehen, stellen sie geldwerte Vorteile und somit grundsätzlich steuerbares Einkommen gemäss § 19 StG dar.
2. Angaben der Spesenvergütungen im Lohnausweis
2.1. Definition Spesenvergütungen
Als Spesenvergütungen gelten vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit, z. B. auf Geschäftsreisen, entstanden sind.
Keine Spesenvergütungen sind Entschädigungen des Arbeitgebers, welche Auslagen abdecken, die vor oder nach der eigentlichen Arbeitstätigkeit anfallen. Solche Entschädigungen für Berufsauslagen sind beispielsweise Wegvergütungen sowie Entschädigungen für die Nutzung privater Arbeitszimmer oder Lagerräume (Wegleitung zum Ausfüllen des neuen Lohnausweises, Rz 50). Solche Entschädigungen sind stets zum Bruttolohn zu addieren und können allenfalls vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung als Berufskosten in Abzug gebracht werden.
2.2. Deklaration im Lohnausweis
Hält sich der Arbeitgeber bezüglich der effektiven Spesenauszahlungen an die Vorgaben in der Wegleitung zum Ausfüllen des neuen Lohnausweises (in Rz 52), muss er diese betragsmässig nicht deklarieren. In diesem Fall genügt es, wenn der Arbeitgeber im entsprechenden Feld im neuen Lohnausweis ein Kreuz einsetzt.
Ebenfalls keine Deklarationspflicht für effektive Spesenauszahlungen besteht, wenn der Arbeitgeber sein Spesenreglement von der zuständigen Kantonalen Steuerverwaltung genehmigen liess. Firmen mit einem genehmigten Spesenreglement können anstelle der Deklaration der effektiven Spesenvergütungen im Lohnausweis folgenden Vermerk anbringen: „Spesenreglement durch Kanton X am (Datum) genehmigt“.
Hält sich der Arbeitgeber weder an die Beträge in der Wegleitung zum Ausfüllen des neuen Lohnausweises noch liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, sind die effektiven Spesenvergütungen zwingend betragsmässig zu deklarieren.
Werden pauschale Spesenentschädigungen entrichtet, müssen diese in jedem Fall zwingend betragsmässig im Lohnausweis deklariert werden. Das gilt auch bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglementes. Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (vgl. Ziffer 1).
2.3. Lohnausweise ohne Angabe der Spesenvergütungen
Wenn Anhaltspunkte bestehen, dass übersetzte Spesen vergütet wurden, hat der Steuerpflichtige einen vollständigen Lohnausweis nachzureichen. Wird trotz Mahnung kein vervollständigter Lohnausweis vorgelegt, erfolgt entweder eine Einschätzung nach Ermessen oder es wird eine Kürzung oder Streichung des Berufsauslagenabzuges vorgenommen. Wenn der Pflichtige den Lohnausweis trotz Mahnung nicht einreicht, kann der Lohnausweis auch direkt beim Arbeitgeber einverlangt werden.
2.4. Pauschalansätze
Die Rechtsmittelinstanzen sind mit der Gewährung von Pauschalspesen sehr zurückhaltend. Gemäss geltender Rechtsprechung der Steuerrekurskommission hat die Veranlagungsbehörde an den Nachweis der geltend gemachten Auslagen hohe Anforderungen zu stellen.
Eine Schätzung der Auslagen ist nur in bestimmten Fällen, wie beispielsweise bei Park- und Telefongebühren, opportun. Keineswegs kann deshalb aus Gründen der Bequemlichkeit ausschliesslich mit Pauschalspesen gearbeitet werden. Daher sind Pauschalspesen grundsätzlich als steuerbares Einkommen zu betrachten. Der Steuerpflichtige hat die tatsächlichen Auslagen nachzuweisen.